Affärskommunikationens psykologi

Idag har affärsmän många sätt att kommunicera med kunder, kollegor och andra intressenter. Att förstå affärskommunikationens natur kan bidra till att uppnå företagets mål och den dagliga hanteringen av det.

I psykologi betyder termen "kommunikation" utbyte av information mellan människor genom ett gemensamt system av symboler. Denna definition av kommunikation omfattar två aspekter:

• För det första finns det något som överförs, till exempel fakta, känslor, idéer och så vidare. Detta innebär att i kommunikationsprocessen måste någon få den överförda informationen.
• För det andra betonar ovanstående definition förståelsen av kommunikationsprocessen. Förståelse kommer endast att uppnås när mottagaren av meddelandet förstår det på samma sätt som avsändaren. Således är den rätta tolkningen av meddelandet av stor betydelse.

Affärs kommunikation är utbyte av information, fakta och idéer relaterade till verksamheten. I denna globaliseringsålder kräver varje företag, stort eller litet, korrekt företags kommunikation, både i den interna och externa miljön.

De viktigaste egenskaperna hos företagskommunikation är följande komponenter:

• Segmentering. Även i små organisationer skulle det vara ett misstag att anta att alla anställda har samma behov, intressen och önskemål när det gäller företagskommunikation. Effektiv affärskommunikation är segmenterad för att tillgodose behoven hos specifika publik. Till exempel kommer anställda som arbetar i en administrativ miljö att ha olika behov och olika tillgång till information än anställda som arbetar i en produktionsmiljö.
• specificitet. Effektiv affärskommunikation bör vara specifik, och ju mer specifikt det är desto mer uppfyller det dess specificitet.
• Noggrannhet. När informationen är felaktig är dess trovärdighet förlorad. Senare av denna information förlorar också förtroendet. Effektiv affärskommunikation bör vara korrekt både när det gäller överfört innehåll och när det gäller enkla saker som inkluderar grammatik, stavning och skiljetecken.
• Aktualitet. Anställda bör vara medvetna om vad som händer i sina organisationer och i den yttre miljön, eftersom det påverkar dem. Att kommunicera i tid med anställda är svårare än någonsin, men det är viktigt för effektiv företags kommunikation.

• frekvens. Om ett meddelande bara skickas en gång kan du inte vara säker på att den har nått mottagaren. Effektiv affärskommunikation kräver frekvent kommunikation för att säkerställa att alla anställda har den nödvändiga informationen. Dessutom förändras anställda, vissa lämnar, andra går med i företaget, och allt detta kräver uppdatering av information.
• Multichannel. Företaget har många kanaler för kommunikation - från traditionella (skriv ut, anslagstavlor, möten) till nya (e-post, bloggar, sociala nätverk). Alla dessa kanaler måste användas för att säkerställa att anställda får information under olika förhållanden.
• Omedelbarhet. Enligt experter är direkt kommunikation fortfarande den mest effektiva, och den ska användas när det är möjligt. Naturligtvis kan det i mycket stora organisationer vara svårt, men även då kan alternativ inkludera videokonferenser eller användningen av webinars.
• Tillgänglighet av feedback. Anställda ska kunna dela sin feedback, åsikter och tankar med chefer och arbetsgivare. Bilateral kommunikation är effektiv för både anställda och arbetsgivare.

Ibland måste du jobba med någon du inte gillar, eller vem du bara inte kan stå. Men för ditt arbete är det viktigt att upprätthålla goda affärsrelationer med dem. Försök i så fall lära känna personen. Han vet noggrant väl att du inte tycker om honom, så ta det första steget: starta en konfidentiell konversation eller bjud in honom att äta middag tillsammans. Under konversationen fokuserar du på att hitta saker som du kan ha gemensamt: fråga om familj, intressen, tidigare framgångar.

Företagskultur är viktig för framgångsrik affärskommunikation. Det bidrar till att upprätthålla affärsetikett på jobbet, dessutom visar forskning på detta område ett direkt samband mellan företagskultur och företagsomsättning av företag.

Experter kallar sex grundläggande psykologiska principer för företagskommunikation:

• reciprocitet. Ömsesidighet i näringslivet betyder ömsesidiga förväntningar i värdeutbytet. Om en person ger något, förväntas mottagaren också ge något till gengäld. Ömsesidighet skapar förtroende mellan partner, och deras förhållande utvecklas till det bättre.
• Tyngd. Kunskap om produkt, trender, forskningsresultat inom förhandlingsområdet kommer att göra dig mycket mer övertygande. Det är viktigt att visa din medvetenhet för att få förtroendet hos din partner.
• skyldighet. Uppfyll alltid dina skyldigheter, inte bara skriftliga, men också verbala. Kom ihåg att även en handskakning är en symbol för samtycke. Om du har svårt att komma ihåg vad du sa då eller då skriver du ner det. Du får intrycket av en obligatorisk person.
• Sekvens. Var alltid konsekvent i dina handlingar och gärningar, och ändra aldrig dina affärsprinciper.
• Sträva efter konsensus. Konsensus innebär att alla accepterar och stöder beslutet och förstår skälen till att det antas. Samförstånd är möjligt mellan partner om de har gemensamma värderingar och mål, och det finns en överenskommelse mellan dem om specifika frågor och en gemensam riktning.
• Personlig sympati. Vi är mer benägna att interagera med människor som klargör att de tycker om oss och i vars närvaro vi känner oss betydande. Fysisk attraktivitet spelar en viss roll i detta, men likheten är också mycket effektiv. Vi vädjar till de personer som liknar oss i klädsel, ålder, socioekonomisk status.

Kommunikation är etisk när den är direkt, ärlig och ömsesidig. Om kommunikation är avsedd att dölja sanningen eller skada en annan person, kan det inte vara etiskt.

Även om etik inte är densamma som moral, finns det ett starkt förhållande mellan dessa begrepp: moral är idéer om vad som är rätt och vad som är fel, och etik är beteendeprinciper som påverkas av moraliska övertygelser. Därför är kommunikationsetiken mycket beroende av moraliska principer:

• ärlighet. I allmänhet är etisk kommunikation ärlig kommunikation. Även om det finns tillfällen då det skulle vara mer etiskt att ljuga till exempel den påstådda mördaren om det potentiella offerets vistelseort, är dessa fall undantaget snarare än regeln. Dessutom är ärlighet mer än bara sanningen; det betyder att du är öppen, frivilliggör all information du har, även om den hotar dina egna kortsiktiga intressen. Tillit till människor är nära relaterade till ärlighet. Att skapa en tillitsmiljö är vägen till etisk kommunikation i en affärsmiljö.
• öppenhet. Öppenhet är en av de viktigaste punkterna för etisk kommunikation. Kommunikation innebär att man är öppen för olika idéer och åsikter, liksom att vara beredd att uttrycka sina egna åsikter, även om man inte förväntar sig att de accepteras.

• lojalitet. I samband med företagskommunikation innebär lojalitet att allokera nödvändig tid och resurser för att diskutera frågor fullt ut. Först då kommer alla att få en chans att bli hörda.
• Konsensusuppbyggnad. Etisk kommunikation är inriktad på mål snarare än status. Kommunikationsstilen, där olika grupper förenar sig i motsatta lägren och i första hand fokuserar på sina egna intressen, ger inte någonting till organisationen som helhet. Etisk för en organisation är en kommunikationsstil där människor söker konsensus, inte motstånd och fokuserar på att göra vad de kan för företaget. Eftersom organisationens bistånd är ett moraliskt imperativ är nå en konsensus en etisk kommunikationsform.

Man tror att det finns sex huvudtyper av samtalare. För att bättre förbereda sig för viktiga konversationer är det viktigt att veta vilken typ du är:

• reflekterande. Du är en reflekterande samtalare, om du i kommunikationsprocessen känner känslan av din partner. Ditt tal är mjukt, lugnt, du är känslig, du förstår samtalspartnern, och du gillar att bygga relationer med andra människor.
• Domaren. Du är samtalspartnern av typen "domare" om du analyserar ämnen och problem, ta reda på huvudpunkterna och sedan förklara dem effektivt för andra. Du leder samtalet och leder det direkt och övertygande.
• ädel. Du är en typ av "ädla" samtalare, om du gillar öppen kommunikation, och det är lätt för andra att kommunicera med dig. Du är också fokuserad och går alltid direkt till målet.
• biträdande. Samtalspartnern i "suppleant" -typen är diplomatisk och använder kommunikation för att avsluta konflikter. Han talar också mjukt, är charmigt och får folk att känna sig bekväma.
• Sokrates. Samtalspartnern i Sokrates-typen är väl känd för att lösa problem och övertygar andra, han gillar långa debatter. Han är detaljerad och välinformerad, och hans åsikter uppskattas av andra.
• officiell. Samtalet av denna typ använder kommunikation för att förverkliga sina drömmar och bli framgångsrika på jobbet och hemma. Detta är en insiktsfull och strategiskt inriktad typ.

Experter säger att det finns fyra grundläggande kommunikationsstilar: analytisk, intuitiv, funktionell och personlig. Ingen kommunikationsstil är i sig bättre än en annan. Men att välja fel kommunikationsform för en viss publik kan orsaka problem:

• Analytisk stil. Kommunikation i en analytisk stil innebär att man arbetar med hårda data och reella tal. Människor som kommunicerar i denna stil undviker att uttrycka känslor och känslor under en konversation. Det stora pluset med en analytisk kommunikationsstil är att du kan analysera problem logiskt och opartiskt. Det betyder att människor ser att du är välinformerad och har en hel del analytisk erfarenhet. Den potentiella nackdelen med att ha en analytisk kommunikationsstil är att du kanske tycker att den är kall eller okänslig.
• Intuitiv stil. Kommunicerar i en intuitiv stil, föredrar du att täcka hela bilden helt och undvika detaljer, för rädsla för att bli försvagad i dem. Detta gör att du kan gå direkt till problemets hjärta, snarare än att överväga det i steg. Fördelen med den här stilen är att du kommunicerar snabbt och noggrant, enkelt deltar i stora och komplexa problem.Men i en situation som verkligen kräver detaljer kan du inte ha tillräckligt med tålamod.

• Funktionell stil. Denna stil förutsätter metodiskhet, tillgången till detaljerade planer, exakta datum. Människor som kommunicerar i denna stil är bra artister som aldrig saknar någonting. En potentiell nackdel med en funktionell kommunikationsstil är att du kan förlora publikens uppmärksamhet, speciellt när du pratar med intuitiva conversationalists.
• Personlig stil. Kommunicera i personlig stil känner du en känslomässig relation med en partner, och det här låter dig ta reda på vad han verkligen tror. Du är en bra lyssnare och en bra diplomat, du vet hur man släpper ut konflikter, upprätthåller goda relationer med många människor. Denna stil gör att du kan bygga djupa personliga relationer. Människor vänder sig ofta till dig eftersom du kan ansluta olika grupper. Nackdelen med denna typ av kommunikation är att du ibland kan irritera samtalare av en analytisk typ som gillar hårda tal och logiska diskussioner.

Se nästa video för de viktigaste affärskommunikationsförmågorna.