Affärsetikett

Servicekorrespondens är en mycket speciell genre som du måste behärska om du ska klättra på karriärstegen. Goda affärsskrivningsförmåga kommer att tjäna dig troget: de kommer att hjälpa till att kommunicera med underordnade, överordnade och partner, kommer att betona din utbildning och utsikter. Kommunikationsstil ska vara fasthållen, fokuserad, utan avvikelse från det givna ämnet.

Varje kommunikation: både personligt och skriftligt är interaktion med människor för att utbyta information, göra intryck, komma överens om ett avtal. Ingenting människa är främmande för oss, vi ger ibland frihet till känslor, men i affärssfären borde det inte finnas plats för den snabba manifestationen av våra känslor, karaktärsdrag och temperament.

Ett viktigt inslag i företagskommunikation är att det inte kan avbrytas i mitten av meningen. För varje mottagen brev måste du skriva ett svar, även om du inte vill ha det. Om du fick ett samtal och du inte hade tid att hämta telefonen behöver du ringa tillbaka. Naturligtvis är kommunikationen med vissa människor obehaglig. Det är därför listan över obligatoriska egenskaper hos en chef betyder stress tolerans.

Ett affärsmöte, prata via telefon eller företagskorrespondens via e-post kommer säkert att ha någon form av syfte. Som ett resultat måste parterna komma till slutsatser, diskutera projektet, komma överens om ett strategiskt partnerskap och så vidare.

I skrivande stund finns det kanske fler restriktioner och konventioner än orala. Kommunicera med samtalet direkt, personligen, kan vi fokusera intonation på ett visst faktum, klargöra något, om samtalspartnern inte förstod oss. Om ett talfel görs kan vi fixa det direkt. Men i den officiella boken måste vi vara mycket tydliga och exakta, så att orden inte innebär en dubbel tolkning.

De brukade säga: "Papper kan uthärda allt", vilket innebär att du även kan skriva opålitliga fakta. Vi anser att Du måste göra affärskorrespondens så ärligt som möjligt. Förresten, nu papper brev går någonsin mindre. I princip skickas de kontrakt och andra dokument. I detta fall används brevpapper som bevis för organisationens höga status.

Idag sker i de flesta fall företagskorrespondens i det virtuella rummet, och det har sina egna särdrag. När en dialog börjar, är det vanligt att skriva en hälsning på etiketten, till exempel: "Hej, kära Oleg Sergeevich! ". Och vid den följande adressen under arbetsdagen kan hälsningen sänkas.

Skriftlig kommunikation, inklusive e-post, kräver överensstämmelse med språkstandarder och okomplicerad läskunnighet. När allt kommer omkring kommer korrespondensen att öppnas före den utbildade samtalspartnern. Därför rekommenderar vi dig att kontrollera skriftligt med hjälp av specialtjänster, om du inte är helt säker på din egen kunskap.

Vi listar de allmänna regler som krävs enligt etiken i elektronisk kommunikation. De är ganska enkla, men många, försumma dem:

• början på varje mening är skrivet med en bokstav;
• i slutet av frasen läggs en punkt så att läselsens mening är tydlig;
• Det är användbart att använda en punktpalett eller numrerad lista för att ta reda på problemet och föreslå lösningar.
• För tydligheten är det bra att använda tabeller, diagram, diagram,
• Försök inte att framträda speciellt intelligent, utbildad samtalspartner, komplicera inte enkla tankar med överdriven deltagande och opartiska vändningar.
• Ju enklare du uttrycker dina tankar desto bättre.
• Även om det i vardagligt tal kräver kultur att undvika jargong, är det i en affärsmiljö professionellt jargong och lån från engelska nu ansedda som en bra form (men överdriv inte det!).

Följande typer av meddelanden utmärks:

• PR-erbjudanden
• tack;
• stödja;
• garanti;
• påminnelser;
• förebyggande;
• erbjudanden om samarbete.

Förutom allmänna regler är det viktigt att veta några detaljer om företagsskrivning. Vi presenterar de regler som är lämpliga i de flesta fall.

I början av ett e-mail kallas en rubrik. Det är organisationens logotyp. Det är alltid användbart att ha en mall med den här logotypen till hands (det vill säga på skrivbordet på din dator).

Till skillnad från offline kommunikation, förpliktar moderna regler inte att välkomna adressaten, och du kan omedelbart kalla honom med namn och patronymic, redogöra för väsentligheten i frågan. Men många fortsätter att skriva i början av meddelandet: "God morgon! "" Hej! "" God kväll! "Eller" hälsningar. " Och det finns ingen avvikelse från normen heller.

Krav på huvuddelen av brevet antyder att det är betydelsen av korrespondensen. Uppdelningen av texten i stycken anses vara en god form, ett tecken på uppmärksam attityd gentemot samtalspartnern. I varje stycke heter en eller annan aspekt av ämnet och beskrivs. Förutom att identifiera problemet är det vanligt att föreslå sätt att lösa det. Så att säga, att avslöja en affärsidé i miniatyr.

I sista delen av meddelandet kan både formella och mer personliga känslor uttryckas. Ordalydelsen "Hälsningar ...", "Med vänliga hälsningar ..." ("hälsningar" på engelska) eller en mer emotionell önskan "Ha en trevlig dag! ".

I en personlig signatur måste du ange efternamn och förnamn (och i vissa cirklar, även mellannamn). Det bör också finnas telefonnummer som du kan nå: mobil- och kontorsstad. Nyligen har en elektronisk signatur med en företagslogo kommit in i mode.

En extra länk till organisationens elektroniska portal fungerar som ytterligare reklam och kan i framtiden öka trafiken på den här webbplatsen.

De flesta av kontorspersonalen har ett mycket omfattande arkiv med bokstäver i en elektronisk brevlåda. För att hålla intervjuaren förvirrad i en lång korrespondens rekommenderas det att skicka ett brev i form av ett svar. När du klickar på motsvarande platta i början av ämnesraden visas den engelska förkortningen "Re ...". Detta är mycket bekvämt, eftersom adressaten omedelbart kommer ihåg korrespondensens gång.

Du kan spara hela historiken om virtuell kommunikation med samtalspartnern, och du kan lämna endast de senaste eller viktigaste citaten. Modern affärs etikett kräver ganska snabbt svar på brev. När allt kommer omkring, bakom arbetsdatorn, spenderar vi en betydande del av vår dag. Dessutom kan mail kontrolleras från mobila enheter.

Om meddelandet är av särskild vikt och brådskande är det tillåtet att skriva sms eller ringa för att påminna dig om brevet.

I det kreativa samhället accepteras inte användningen av frimärken och dessutom är det förlåtet och dömt. Men i företagskorrespondens hjälper stämplarna till att återspegla standard situationer.

Det är användbart att få dig en virtuell spargris av stabila uttryck och fraser. När allt kommer omkring är strukturerad kommunikation, kontorsarbete och lösningen av formella problem byggda på dessa klichéer. Till exempel uttrycks sympati av omsättningen "Tyvärr är vi tvungna att informera dig ...". Känslan av uppskattning återspeglas i denna pliktformel: "Tack för ditt ovärderliga bidrag ...". Och äntligen glädje: "Vi är stolta att informera dig om att ...". Men den sista frasen: "Vi räknar med ytterligare fruktbart samarbete" uttrycker hopp om ytterligare affärskontakter.

Så vi pratade om etikett för företagskorrespondens. Dessa regler är nödvändiga för att göra kommunikationen så bekväm och fruktbar som möjligt. Använd dem, och du kommer att se att dina angelägenheter i tjänsten gick smidigt!

För mer information om reglerna för företagskorrespondens, inklusive e-post, se följande video.